सिद्धांत
हम डेटा केवल तब तक रखते हैं जब तक वह उस कारण के लिए आवश्यक है जिसके लिए उसे एकत्र किया गया था, या जब तक कानून अपेक्षा करता है, और उसके बाद उसे delete या अनाम (anonymous) कर देते हैं। यह policy हर प्रकार के डेटा की अवधि बताती है।
कौन तय करता है
Nootus में client records के लिए, firm डेटा फ़िड्यूशियरी है और नीचे दी गई वैधानिक न्यूनतम अवधि के भीतर तय करती है कि उन्हें कितने समय तक रखा जाए। Nootus उन्हें firm के निर्देश पर रखता है। Website enquiries, analytics और हमारे अपने records के लिए, Nootus तय करता है।
Retention अवधि
जब तक कोई firm लंबी अवधि का निर्देश न दे, या कानून अथवा कोई लंबित कार्यवाही इसकी अपेक्षा न करे:
- Books of account, vouchers और filed returns के records: companies के लिए वित्तीय वर्ष की समाप्ति से 8 वर्ष, और अन्य के लिए assessment year की समाप्ति से 6 वर्ष, Companies Act, 2013 और Income-tax Act के अनुरूप।
- Books और filed periods का activity log: संबंधित records के साथ, कम से कम 8 वर्ष तक रखा जाता है। इसे बंद नहीं किया जा सकता।
- WhatsApp, email और portal पर client messages, और संलग्न files: जब तक firm का account खुला है, या firm द्वारा तय अवधि तक।
- Password vault entries: जब तक firm उन्हें हटा न दे या अपना account बंद न कर दे। Vault views का log 8 वर्ष तक रखा जाता है।
- AI के काम के records (हर agent ने क्या किया, किस client के लिए, किसको report करते हुए): संबंधित records के साथ रखे जाते हैं।
- Questionnaire के उत्तर और upload किए गए documents: जब तक firm का account खुला है, या firm द्वारा तय अवधि तक।
- हमारे demo और partner forms से आई website enquiries: आपसे हमारे अंतिम संपर्क से 24 महीने, फिर delete।
- Google Analytics 4 में website analytics: 14 महीने।
- Security और access logs: कम से कम 180 दिन, भारत में रखे जाते हैं, जैसा CERT-In के निर्देशों में अपेक्षित है।
- Backups: अधिकतम 30 दिनों के rolling cycle पर overwrite होते हैं।
- हमारे अपने billing और tax records: 8 वर्ष।
Trials और lapsed plans
जब कोई trial या paid plan समाप्त होता है, तो account Free पर आ जाता है और paid features read-only हो जाते हैं। कुछ भी delete नहीं होता। यदि plan lapse होने के बाद कोई account 24 महीने तक उपयोग में नहीं रहता, तो हम firm को लिखेंगे और delete करने से पहले 30 दिन की सूचना देंगे।
जब कोई firm छोड़ती है
जब कोई firm अपना account बंद करती है, तो वह 30 दिनों तक अपना डेटा export कर सकती है। इसके बाद हम 90 दिनों के भीतर live service से firm का डेटा delete कर देते हैं, और backups से उनके roll over होने पर, सिवाय उन records के जिन्हें firm वैधानिक अवधि तक रखने को कहती है या जिन्हें रखना कानूनन आवश्यक है।
Deletion के अनुरोध
अपना डेटा delete करवाने के लिए privacy@nootus.ai पर लिखें। यदि आपका डेटा किसी firm के records में है, तो हम आपका अनुरोध उस firm को भेजेंगे, जो फ़िड्यूशियरी के रूप में निर्णय लेती है। जिन records को रखना कानूनन आवश्यक है, उन्हें हम delete नहीं करेंगे, और आपको इसका कारण बताएंगे।